vysoft RMS - le logiciel leader pour la gestion des salles et des ressources sur la base de MS SharePoint/ Microsoft 365

Intégrez l’ensemble de la gestion des salles, des invités et des prestataires de services en une solution sécurisée et évolutive qui offre à chacun une formidable expérience de réservation.

Le RMS de vysoft vous aide à organiser des réunions et à les concevoir. Le système de réservation vous permet d’organiser l’occupation des salles, les chaises, l’équipement technique ou le service de restauration. La gestion des visiteurs informe l’organisateur et la réception des invités attendus et de leur statut. Les panneaux de porte et les écrans d’accueil numériques intégrés informent et guident vos invités et vos collaborateurs.

Exemples de références

Informez-vous !

Une démonstration en dit plus long que mille mots. Testez sans engagement notre logiciel de gestion des salles, des ressources et de l’organisation de réunions, en accédant rapidement et facilement à notre dossier d’information ou à l’environnement de démonstration.

Une réservation de ressources moderne, parfaitement intégrée dans votre infrastructure Microsoft 365 ou MS Teams

Avantages de l’utilisation de vysoft RMS

Intégrez parfaitement la gestion des salles dans votre intranet. Dans le même look & feel que d’autres fonctionnalités, par exemple la gestion du parc automobile, la saisie des temps, la gestion des factures entrantes ou n’importe quelle autre solution vysoft. Les avantages sont évidents :

Räume besser auslasten

Exploiter les salles, réduire les coûts

Konflikte vermeiden

Éviter les conflits, réduire les efforts

Mitarbeiter und Gäste informieren

Informer les collaborateurs et les invités

Buchungsprozesse unterstützen

Organiser le catering et la technique

Vorort und Adhoc Buchen

Réserver sur place ou par téléphone portable

Principales fonctions du logiciel de gestion des salles

  • Aperçu graphique de l’occupation
    Représentation structurée des salles ainsi que de leur occupation - dans une vue journalière, hebdomadaire, mensuelle ou sous forme de liste
  • Réservation de salles configurable
    Formulaire de réservation articulé avec procédure d’approbation configurable
  • Multilingue
    Par défaut, en allemand et en anglais
  • Concept d’autorisation spécifique à l’organisation et aux rôles
  • Recherche intelligente de salles
    Le formulaire de saisie permet de sélectionner uniquement les salles qui répondent à certains critères (par ex : capacité, sièges, options d’équipement) et qui sont disponibles
  • Dates en série ou alternatives
    Lors de la réservation, la disponibilité des salles pour chaque date est clairement représentée

  • Couplage
    Les salles peuvent être réservées individuellement ou conjointement
  • Restauration
    Organisation intégrée de la restauration - avec par exemple une fonction de messagerie au traiteur responsable
  • Délais de préavis et d’annulation
    Délais de préavis/d’annulation configurables pour les prestataires de services
  • Gestion des visiteurs
    Organiser les invitations et l’accueil des invités
  • Fonctionnalité de facturation
    Utilisation de la salle et/ou service de restauration
  • Gestion des chaises
    Avec fonction de mission - y compris, par exemple, la fonction de messagerie au service technique de la salle
  • Équipement médiatique et technique
    Réserver simplement la technique en option
  • Gestion intégrée des documents
    Par exemple, pour le classement d’un agenda
  • Fonctions de notification automatisées par e-mail
    Par e-mail ou liste de tâches
  • Invitations iCalendar
    Les participants à la réunion reçoivent une invitation au format de données iCal standard (pris en charge par tous les clients de messagerie courants).
  • Flux de travail et gestion des tâches
  • Service de courrier électronique
    Intégration MS Outlook
  • Intégration MS Office
  • Fonctionnalité d’évaluation étendue
    Par ex., pour le taux d’occupation
  • Hosting flexible
    L’application peut être exploitée sur l’intranet ou dans le cloud
  • Single Sign On
    Connexion à l’annuaire des entreprises (Active Directory)

Activités essentielles prises en charge par notre solution logicielle de gestion des salles

Réserver des salles

Effectuer tout type de réservation de salles de manière simple et efficace. L’affichage du calendrier comprend une vue journalière, hebdomadaire, mensuelle ou sous forme de liste.

Recherche de salle intelligente

Après avoir indiqué les critères souhaités (p. ex. taille de la salle, accessibilité, variantes de disposition des sièges ou d’équipement), les salles appropriées et disponibles sont listées.

Créer des dates en série

Il suffit de spécifier la période et les répétitions, la disponibilité est ensuite directement visible.

Configurer des sites et des salles

Configurer un nombre quelconque de sites et de salles, y compris une vue cartographique

Gérer et réserver des salles couplées

Deux ou plusieurs salles peuvent être configurées comme salles couplées. La réservation d’une salle couplée tient compte de l’occupation des composants et inversement

Inviter des participants

Inviter des personnes internes ou externes. Les invitations sont envoyées au moyen du format standardisé iCalendar, le statut des participants peut être suivi à tout moment.

Organiser la restauration

Organiser la restauration des invités, faire un choix parmi plusieurs options de restauration. La communication avec le traiteur/la cantine se fait automatiquement

Approuver les réservations

Procédures d’autorisation configurables, par exemple dans le cas de salles externes payantes ou de traiteurs

Gérer la technique

Commander les chaises ou la technique en option

Mettre en place des conférences vidéo ou web

Envoyer des informations sur la conférence vidéo ou web de manière intégrée dans le contexte de l’invitation

Définir la signalétique de la salle et du foyer

Diriger les invités et les collaborateurs. Nos écrans tactiles peuvent faire bien plus que de la signalisation numérique des salles

Mobile Application

Réserver des salles par téléphone portable ou par plaque de porte numérique

Vérifier les réservations. Procéder de nouvelles réservations à l’aide du téléphone portable ou directement via une plaque de porte numérique

Ouvrir les portes

Ouvrir les portes par carte RFID ou par étiquette QR. Tout est possible en combinaison avec nos plaques de porte électroniques

Check-in

S’inscrire à une réunion sur place et consigner ainsi l’occupation réelle

Créer des évaluations

Taux d’occupation de la salle, coûts par département, réservations dans la période, etc. standardisé ou ad hoc

Captures d’écran du produit Logiciel de gestion des salles et des ressources

Vue quotidienne mobile
Réservation Mobile Device
Formulaire de réservation

Nous avons éveillé votre intérêt ?

Domaines d’application

  • Salle de réunion

  • Cabinet médical

  • Salle de thérapie

  • Salle communale

  • Salle de cours

  • Bureau

  • Salle de groupe

  • Maison des citoyens