Logiciel de réservation de salles et de gestion des ressources pour une organisation efficace des réunions

Planifier et réaliser avec succès des réunions avec la réservation de salles vysoft RMS

La planification et la réalisation de formations ou de réunions sont soutenues de manière judicieuse par vysoft RMS. Le choix de la salle selon des critères précis, l’occupation de la salle avec les places assises ou debout souhaitées ainsi que leur installation spécifique, l’équipement technique ou encore la restauration peuvent être organisés rapidement et confortablement via le système de réservation de salles. La gestion intégrée des invités informe l’organisateur et la réception du statut de participation des invités. Une signalisation numérique connectée via des écrans tactiles informe et guide tous les participants depuis le hall d’entrée jusqu’à la salle de réunion.

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Une démonstration en dit plus long que mille mots. Testez sans engagement notre logiciel de réservation de salles et de gestion des ressources ainsi que l’organisation efficace de réunions !

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Une réservation de ressources moderne, parfaitement intégrée dans votre infrastructure Microsoft 365 ou MS Teams

Avec la réservation de salle vysoft RMS, vous avez toujours l’avantage :

La réservation de salles vysoft ainsi que de nombreuses autres applications vysoft pour de nombreux domaines d’application s’intègrent facilement dans votre Intranet - le tout dans le même look & feel ! Les avantages sont évidents :

Augmenter l’utilisation des salles, réduire les dépenses

Éviter les conflits, réduire les efforts

Informer et orienter les participants

Préparer la restauration et les médias

Réservations directes et immédiates

Aperçu des fonctions essentielles de la réservation de salles vysoft

Aperçu de l’occupation des salles sous forme de graphique
Le taux d’occupation des salles est clairement affiché dans une vue journalière, hebdomadaire, mensuelle ou sous forme de liste.
Réservation de salles éditable
Formulaire de réservation clairement conçu avec flux de travail d’approbation configurable
L’autorisation est accordée en fonction de l’organisation et du rôle
Recherches intelligentes
Le formulaire de réservation permet de sélectionner différentes caractéristiques, telles que l’accessibilité, la taille de la salle, les sièges, l’équipement médiatique. Seules les salles pouvant être réservées et correspondant aux critères préalablement sélectionnés s’affichent alors.
Dates répétitives
Pour les dates en série, comme les jours fixes hebdomadaires ou les réunions mensuelles des responsables de secteur, la disponibilité des salles est directement prise en compte et affichée de manière structurée lors de la réservation pour toutes les dates nécessaires.
Liaison de salles
Plusieurs salles peuvent être réservées séparément ou reliées entre elles
Catering
Dans le formulaire de réservation, il est possible de choisir différentes possibilités de restauration. Avec la demande de réservation, une notification est directement envoyée à la cantine ou au traiteur.
Organisation des participants
Il est possible d’envoyer des invitations aux visiteurs et de gérer leur réception directement à partir du système de réservation de salles
Module de facturation
Les frais éventuels d’utilisation de la salle et/ou de restauration peuvent être facturés directement
Gestion des chaises
La validation de la réservation permet de commander directement la disposition des sièges souhaitée. Le Facility Management reçoit directement un message d’ordre avec la commande, en tenant compte des délais de transformation.
Équipement informatique
Les médias et la technique nécessaires sont commandés directement dans le formulaire de réservation et, le cas échéant, après l’autorisation requise, ils sont automatiquement commandés dans les départements concernés.
Gestion des documents
Un système de consigné simple par glisser-déposer facilite l’échange des documents nécessaires, comme un agenda ou des documents de préparation
Fonctions de notification automatisées Par e-mail
Par e-mail ou liste de tâches
Invitations standardisées
Les participants à la réunion reçoivent une invitation au format de données iCalender (pris en charge par MS Outlook, Lotus Notes et Thunderbolt/Lightning, entre autres)
Gestion du flux de travail et aperçu des tâches
Service de messagerie avec intégration MS Outlook
Inclusion d’applications MS Office
Statistiques pertinentes
Par exemple, pour l’utilisation et l’analyse des besoins
Différentes possibilités d’hébergement
L’application est disponible sur l’intranet de l’entreprise ou en tant que solution cloud
Single Sign On
Connexion à l’Active Directory de l’entreprise

Caractéristiques importantes du logiciel vysoft de réservation de salles

Trouver des salles

Trouver et réserver rapidement et facilement la salle qui convient. La sélection de dates dispose d’une vue journalière, hebdomadaire, mensuelle ou sous forme de liste

Réservation intelligente de salles

Après avoir sélectionné les caractéristiques souhaitées de la salle (par ex. capacité, accessibilité, options de sièges ou d’équipement), seules les chambres disponibles et répondant aux critères sélectionnés sont affichées.

Programmer une date en série

Après avoir sélectionné le rythme de répétition et la période de dates, les salles disponibles sont présentées de manière claire

Traiter les dépendances et les locaux

Les sites et les salles peuvent être créés de multiples façons et configurés avec précision

Réserver et gérer des salles couplées

Deux ou plusieurs salles peuvent être configurées comme salles couplées. La réservation d’une salle couplée tient compte de l’occupation des composants et inversement

Inviter des personnes

Les participants, qu’ils soient internes ou externes, sont invités par un e-mail généré automatiquement lors de la réservation. Les invitations par e-mail sont envoyées via un format iCalender standardisé, le statut des personnes invitées est visible à tout moment

Commander des repas et des boissons

Le catering des participants peut être organisé rapidement et facilement dans le formulaire de réservation. Selon les souhaits du client, il est possible de choisir entre différentes options de restauration. Lors de la réservation d’une salle, il est possible de passer automatiquement une commande à la cantine ou à un traiteur enregistré dans le système ou de lancer un processus d’autorisation

Libérer la réservation de salle

Pour les réservations qui génèrent des coûts, par exemple pour les repas ou les salles externes, une procédure d’autorisation peut être automatiquement lancée

Réserver un équipement

Il est possible de choisir parmi différentes possibilités de chaises ou options techniques dans le formulaire de commande.

Inviter à des vidéoconférences ou à des conférences web

Les informations sur les possibilités de vidéoconférence ou de conférence web peuvent être envoyées directement aux participants externes avec l’invitation