vysoft RMS
Das Raum-management-system, das sich nahtlos integrieren lässt
Integrieren Sie das gesamte Raum-, Gäste- und Dienstleistermanagement zu einer sicheren und skalierbaren Lösung, die jedem ein großartiges Buchungserlebnis bietet.
Das vysoft RMS unterstützt Sie bei der Organisation von Meetings und deren Ausgestaltung. Über das Reservierungssystem können Sie die Raumbelegung, Bestuhlung, technische Ausstattung oder das Catering organisieren. Das Besuchermanagement informiert den Organisator und den Empfang über die zu erwartenden Gäste und deren Status. Die integrierten digitalen Türschilder und Foyer-Displays informieren und leiten Ihre Gäste und Mitarbeiter.
Informieren Sie sich!
Eine Demo sagt mehr als tausend Worte. Testen Sie ganz unverbindlich unsere Software zur Raum-, Ressourcenverwaltung und Organisation von Meetings, indem Sie schnell und unkompliziert Zugriff auf unser Informationspaket bzw. die Demo-Umgebung erhalten.
Unsere Referenzen
Ihre Vorteile mit vysoft RMS
Räume auslasten, Kosten senken
Konflikte vermeiden, Aufwand reduzieren
Mitarbeiter und Gäste informieren
Catering und Technik organisieren
Vor Ort oder per Handy buchen
Nahtlose Ressourcenbuchung mit M365 / MS Teams
Wichtigste Funktionen der
Raumverwaltung
Graphische Belegungsübersicht
Strukturierte Darstellung der Räume sowie der Auslastung - in einer Tages-, Wochen-, Monats- oder Listenansicht
Konfigurierbare Raumreservierung
Gegliedertes Buchungs-Formular mit konfigurierbarem Genehmigungsverfahren
Mehrsprachig
Standardmäßige Deutsch und Englisch
Organisations- und rollenspezifisches Berechtigungskonzept
Intelligente Raumsuche
Mittels Eingabeformular werden nur solche Räume selektiert, die bestimmte Kriterien erfüllen (z. B. Kapazität, Bestuhlung, Ausstattungsoptionen) und verfügbar sind
Serien- oder Alternativtermine
Bei der Buchung wird die Raumverfügbarkeit der einzelnen Termine übersichtlich dargestellt
Kopplung
Räume können einzeln oder im Verbund gebucht werden
Vorlauf- und Stornofristen
Konfigurierbare Vorlauf-/ Stornofristen für Dienstleister
Besuchermanagement
Einladungen und Empfang der Gäste arrangieren
Umfangreiche Auswertungsfunktionalität
Z. B. zur Auslastung
Abrechnungsfunktionalität
Raumnutzung und/oder Catering
Bestuhlungsverwaltung
Mit Beauftragungsfunktion - z. B. inklusive E-Mail-Funktion an die Raumtechnik
Medien- und Technikausstattung
Optionale Technik einfach mitbuchen
Integriertes Dokumenten-Management
Z. B. für die Ablage einer Agenda
Automatisierte Benachrichtigungsfunktionen
Per E-Mail oder Aufgabenliste
iCalendar-Einladungen
Meeting-Teilnehmer erhalten eine Einladung im standardisierten iCal-Datenformat (wird von allen gängigen Mail-Clients unterstützt)
Workflow & Aufgabenverwaltung
Email Service
MS Outlook-Integration
MS Office-Integration
Die Anwendung kann im Intranet oder in der Cloud betrieben werden
Single Sign-on
Anbindung an das Unternehmensverzeichnis (Active Directory)
Flexibles Hosting
Die Anwendung kann im Intranet oder in der Cloud betrieben werden
Wesentliche Funktionen unserer Software-Lösung
Räume buchen
Jede Art von Raumbuchung einfach und effizient durchführen. Die Kalenderansicht beinhaltet eine Tages-, Wochen-, Monats- oder Listen-Ansicht
Intelligente Raum-Suche
Nach Angabe von Wunschkriterien (z.B. Raumgröße, barrierefrei, Bestuhlungs- bzw. Ausstattungsvarianten) werden die passenden und verfügbaren Räume aufgelistet
Serientermine anlegen
Einfach nur den Zeitraum und die Wiederholungen spezifizieren, danach wird die Verfügbarkeit direkt ersichtlich
Standorte und Räume konfigurieren
Eine beliebige Anzahl von Standorten und Räumen konfigurieren, inklusive Kartenansicht
Kopplungsräume verwalten und belegen
Zwei oder mehrere Räume können als Kopplungsraum konfiguriert werden. Die Buchung eines Kopplungsraums berücksichtigt die Belegung der Bestandteile und umgekehrt
Teilnehmer einladen
Interne oder externe Gäste einladen. Die Einladungen werden im standardisiertem iCalendar-Format versendet, der Teilnehmerstatus ist jederzeit nachvollziehbar
Catering organisieren
Die Verpflegung der Gäste organisieren, aus mehreren Bewirtungsoptionen auswählen. Die Kommunikation mit dem Caterer/ der Kantine erfolgt automatisch
Technik managen
Die Bestuhlung oder optionale Technik bestellen
Video- oder Web-Konferenzen einrichten
Informationen zur Video- oder Webkonferenzen integriert im Kontext der Einladung versenden
Raum - und Foyer-Beschilderung festlegen
Gäste und Mitarbeiter leiten. Unsere Touch-Displays können viel mehr als nur digitale Raumbeschilderung (Link einfügen zu digitale Raumbeschilderung)
Räume per Handy oder digitalem Türschild buchen
Reservierungen sichten. Neue Reservierungen mithilfe des Handys oder direkt per digitalem Türschild buchen
Türen öffnen
Türen per RFID-Karte oder per QR-Tag öffnen. In Kombination mit unseren elektronischen Türschildern ist alles möglich
Check-in
Anmeldung zu einer Besprechung vor Ort durchführen und dadurch die tatsächliche Auslastung protokollieren
Auswertungen erstellen
Raumauslastung, Kosten je Abteilung, Buchungen im Zeitraum etc. standardisiert oder ad hoc
Mobile Ansichten
Raumübersicht
