vysoft RMS
Le système de gestion des espaces qui s'intègre de manière transparente
Intégrez l’ensemble de la gestion des salles, des invités et des prestataires de services dans une solution sécurisée et évolutive qui offre à chacun une expérience de réservation exceptionnelle.
vysoft RMS vous aide à organiser les réunions et leur conception. Grâce au système de réservation, vous pouvez organiser l’occupation des salles, la disposition des sièges, l’équipement technique ou la restauration. La gestion des visiteurs informe l’organisateur et la réception des invités attendus et de leur statut. Les panneaux de porte numériques intégrés et les écrans de foyer informent et guident vos invités et collaborateurs.
Réservation de ressources en toute transparence avec M365 / MS Teams
Une démo vaut mieux qu’un long discours. Testez gratuitement notre logiciel de gestion des salles, des ressources et d’organisation des réunions en accédant rapidement et facilement à notre dossier d’information ou à l’environnement de démonstration.
Nos références
Vos avantages avec vysoft RMS
Exploiter les salles, réduire les coûts
Éviter les conflits, réduire les efforts
Informer les collaborateurs et les invités
Organiser la restauration et la technique
Réserver sur place ou par téléphone portable
Réservation de ressources en toute transparence avec M365 / MS Teams
Fonctions principales de la
gestion des salles
Aperçu graphique de l'occupation
Présentation structurée des salles ainsi que de l'occupation - dans une vue quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou en liste
Réservation de salles configurable
Formulaire de réservation structuré avec procédure d'approbation configurable
Multilingue
Allemand et anglais standard
Concept d'autorisation spécifique à l'organisation et aux rôles
Recherche de salles intelligente
Grâce au formulaire de saisie, seules les salles qui remplissent certains critères (par ex. capacité, disposition des sièges, options d'équipement) et qui sont disponibles sont sélectionnées
Dates de série ou alternatives
Lors de la réservation, la disponibilité des salles pour les différentes dates est clairement affichée
Couplage
Les salles peuvent être réservées individuellement ou en groupe
Délais de préavis et d'annulation
Délais de préavis/d'annulation configurables pour les prestataires de services
Gestion des visiteurs
Organiser les invitations et l'accueil des invités
Fonctionnalité d'évaluation complète
Par exemple, pour l'exploitation
Fonctionnalité de facturation
Utilisation des salles et/ou restauration
Gestion de la disposition des sièges
Avec fonction de commande - par exemple, avec fonction d'e-mail à la technique de la salle
Équipement média et technique
Réserver facilement la technique en option
Gestion intégrée des documents
Par exemple, pour le dépôt d'un ordre du jour
Fonctions de notification automatisées
Par e-mail ou liste de tâches
Invitations iCalendar
Les participants à la réunion reçoivent une invitation au format de données iCal standardisé (pris en charge par tous les clients de messagerie courants)
Workflow & gestion des tâches
Service de messagerie
Intégration MS Outlook
Intégration MS Office
L'application peut être exploitée dans l'intranet ou dans le cloud
Authentification unique
Connexion à l'annuaire de l'entreprise (Active Directory)
Hébergement flexible
L'application peut être exploitée dans l'intranet ou dans le cloud
Fonctions essentielles de notre solution logicielle
Réserver des salles
Effectuer tout type de réservation de salle simplement et efficacement. La vue calendrier comprend une vue quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou en liste
Recherche de salles intelligente
Après avoir indiqué les critères souhaités (par ex. taille de la salle, accès pour les personnes handicapées, variantes de disposition des sièges ou d'équipement), les salles appropriées et disponibles sont listées
Créer des rendez-vous en série
Il suffit de spécifier la période et les répétitions, puis la disponibilité devient directement visible
Configurer les sites et les salles
Configurer un nombre quelconque de sites et de salles, y compris une vue cartographique
Gérer et occuper les salles couplées
Deux salles ou plus peuvent être configurées comme salle couplée. La réservation d'une salle couplée tient compte de l'occupation des éléments constitutifs et inversement
Inviter des participants
Inviter des invités internes ou externes. Les invitations sont envoyées au format iCalendar standardisé, l'état des participants est traçable à tout moment
Organiser la restauration
Organiser la restauration des invités, choisir parmi plusieurs options de restauration. La communication avec le traiteur/la cantine se fait automatiquement
Gérer la technique
Commander la disposition des sièges ou la technique en option
Mettre en place des conférences vidéo ou web
Envoyer des informations sur les conférences vidéo ou web intégrées dans le contexte de l'invitation
Définir l'affichage des salles et des foyers
Guider les invités et les collaborateurs. Nos écrans tactiles peuvent faire bien plus que de simples panneaux de salle numériques (Insérer un lien vers l'affichage numérique des salles)
Réserver des salles par téléphone portable ou par panneau de porte numérique
Consulter les réservations. Réserver de nouvelles réservations à l'aide du téléphone portable ou directement par panneau de porte numérique
Ouvrir les portes
Ouvrir les portes par carte RFID ou par QR-Tag. En combinaison avec nos panneaux de porte électroniques, tout est possible
Check-in
Effectuer l'inscription à une réunion sur place et ainsi enregistrer l'occupation réelle
Créer des évaluations
Exploitation des salles, coûts par département, réservations sur la période, etc. standardisés ou ad hoc
Vues mobiles
Aperçu des salles
